Beschikbare modules
Onderstaande modules zijn direct of op korte termijn beschikbaar!
In het overzicht kan je bij iedere module naar de omschrijving gaan. Op je persoonlijke pagina is de uitgebreide omschrijving van iedere module beschikbaar.
Voor concrete verbeteringen in één proces, applicatie of datadomein
Domein specifiek
Overstap en optimalisatie
‘Vabi Assets Energie’
De module Overstap & Optimalisatie zorgt dat de overstap direct leidt tot beter datamanagement en optimaal gebruik van Vabi Assets Energie als masterdatabron voor energie en verduurzaming.
Optimalisatie klantproces
Veel klantprocessen draaien, maar zonder eenduidige dossiervorming. Informatie zit verspreid, waardoor sturen lastig wordt. Door proces, data en applicaties te verbinden ontstaat overzicht en grip.
Applicatiemigratie bij fusie
Bij een fusie ligt de focus vaak op primaire systemen. Maar juist specialistische applicaties bevatten cruciale data en koppelingen. Zonder aandacht hiervoor ontstaan risico’s in processen en informatievoorziening.
Werkafspraken Incassoproces
In het incassoproces wordt veel vastgelegd, maar niet altijd eenduidig. Informatie raakt versnipperd over systemen, mensen en externe partijen. Door heldere werkafspraken ontstaat een compleet dossier en grip op het proces.
…
Dit zijn de plekken waar processen,
data en applicaties elkaar raken.
Organisatie brede tools en werkafspraken als basis voor datamanagement en applicatiestrategie
Fundament
Datamanagement organisatie
Datamanagement gebeurt op veel plekken, maar vaak zonder centrale aansturing. Rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming zijn niet altijd helder belegd. Door dit te organiseren ontstaat samenhang, sturing en beter gebruik van beschikbare capaciteit.
Masterdataplaat
Data wordt in verschillende applicaties vastgelegd, maar het overzicht ontbreekt vaak. Daardoor is onduidelijk waar brondata staat en hoe systemen zich tot elkaar verhouden. Met een masterdataplaat ontstaat een, voor alle medewerkers, eenduidig overzicht en gedeeld begrip van data en applicaties.
Datakennisbank
Afspraken, definities en werkwijzen rondom data zijn vaak verspreid of impliciet. Daardoor worden dezelfde vragen herhaald en ontstaat verschil in gebruik. Met een centrale plek voor data-afspraken ontstaat consistentie, duidelijkheid en minder afhankelijkheid van individuen.
Onderleggers voor de opbouw van het datamanagement fundament
Richting
Visie en strategie
Veel organisaties hebben ambities rond data en applicaties, maar missen een duidelijke richting. Keuzes en prioriteiten blijven impliciet, waardoor initiatieven versnipperd raken. Met een heldere visie en strategie ontstaat focus en samenhang in wat je wel en niet doet.
Data inventarisatie
Er wordt dagelijks met data gewerkt, maar hoe dat precies gebeurt is vaak onduidelijk. Verbeteringen zijn daardoor gebaseerd op aannames in plaats van inzicht. Door zichtbaar te maken hoe data écht wordt gebruikt, ontstaat een concrete basis voor gerichte verbetering.
Inzicht in je proces
Processen zijn ingericht, maar de praktijk wijkt vaak af van hoe het bedoeld is. Data en applicaties ondersteunen niet altijd zoals verwacht, waardoor inefficiëntie ontstaat. Door het proces stap voor stap inzichtelijk te maken, wordt duidelijk waar het beter kan en waarom.
DPIA toets
Persoonsgegevens zitten verspreid over applicaties, maar het overzicht ontbreekt vaak. Daardoor blijft onduidelijk waar risico’s zitten en wat er precies moet gebeuren. Door dit inzichtelijk te maken ontstaat houvast voor DPIA’s en concrete vervolgstappen.
Hier ontstaat de vertaalslag
van inzicht naar werkbare afspraken.
Korte module omschrijvingen
Overstap en Optimalisatie
‘Vabi Assets Energie’
Meer dan een overstap!
Veel corporaties gebruiken slechts een deel van de mogelijkheden van Vabi Assets Energie.
De overstap naar de Cloud is hét moment om dit te verbeteren.
De module Overstap & Optimalisatie zorgt dat de overstap direct leidt tot beter datamanagement en optimaal gebruik van Vabi Assets Energie als masterdatabron voor energie en verduurzaming.
Oplevering:
Deze module kent twee varianten: een complete module of (indien je de overstap zelf verzorgt), de Optimalisatie. Voor minder dan één jaar licentiekosten Vabi Assets Energie*, wordt:
- de overstap gecoördineerd;
- een roadmap optimalisaties opgesteld;
- het datamanagement goed ingericht;
- een analyse en advies op maat geleverd om het gebruik van Vabi Assets Energie te optimaliseren;
- een uitfaseringsplan van de oude omgeving geleverd;
- nazorg uitgevoerd op de toepassing (en aanpassing) van werkafspraken in de praktijk.
Deze module wordt geleverd inclusief projectmanagement, net als de andere modules van dided data desk.
* Bij een grootte van > 2.100 VHE voor de variant Optimalisatie & > 3.200 VHE voor de complete module.
Optimalisatie klantproces
(KCC, Incasso, …)
Gestroomlijnder proces en complete dossiers
De module Optimalisatie klantproces zorgt dat data en applicaties duidelijker bijdragen aan doelen rondom het aannemen en afhandelen van klantverzoeken.
Op basis van doelstellingen en processen worden werkafspraken ingericht en wordt vastgelegd welke data waar wordt opgeslagen. Hierdoor ontstaat vanaf de start een compleet en eenduidig dossier, kan worden voldaan aan de AVG en wordt betrouwbare rapportage mogelijk.
Betrouwbare en eenduidige registratie, maakt het mogelijk om daadwerkelijk te sturen op procesdoelen, zoals het in één keer afhandelen van klantverzoeken.
Er is een standaard voor het KCC en Incasso.
Applicatiemigratie bij fusie
Migreren en converteren van domeinspecifieke applicaties
De module ‘applicatiemigratie bij fusie’ is gericht op het met aandacht en georganiseerd migreren van doelgerichte, specialistische oplossingen die sterk zijn in één specifiek proces, maar afhankelijk zijn van goede inrichting en datavastlegging in de rest van het applicatielandschap.
Als het gaat om de automatisering bij een fusietraject, staat de data-conversie van de primaire systemen vaak centraal. En terecht.
Dit betekent echter niet dat ‘de gespecialiseerde’ applicaties minder belangrijk zijn of minder aandacht verdienen. Vaak bevatten deze zeer belangrijke brondata, koppelingen met overheidsinstanties of het primaire systeem.
Er is ervaring met applicaties als: DMS, BIM-checker, Cyclomedia, asbestregistratie, AutoCAD, LAVS en vergadertools zoals iBabs.
Werkafspraken Incassoproces
Eenduidigheid in vastlegging, gebruik en verantwoordelijkheid
In het incassoproces worden continu beslissingen genomen en gegevens vastgelegd, vaak verdeeld over meerdere systemen en in samenwerking met externe partijen. Zonder heldere werkafspraken ontstaat variatie in vastlegging en gebruik van data, met als gevolg versnipperde dossiers, ontbrekende beslisinformatie en onnodige afhankelijkheid van individuele medewerkers. Tegelijk blijft de organisatie verantwoordelijk voor een compleet en herleidbaar dossier.
Deze module brengt structuur aan in het incassoproces door vast te leggen welke informatie wordt geregistreerd, waar dit gebeurt en wie hiervoor verantwoordelijk is. Ook wordt inzichtelijk gemaakt hoe beslismomenten expliciet worden vastgelegd en hoe de samenwerking en gegevensuitwisseling met externe partijen is ingericht. De afspraken sluiten aan op het bestaande proces en de gebruikte applicaties, zodat ze direct toepasbaar zijn in de dagelijkse praktijk.
Het resultaat is een eenduidige werkwijze voor vastlegging en gebruik van data, met complete en reproduceerbare dossiers. Dit leidt tot beter inzicht in beslissingen, minder zoektijd en een sterkere onderbouwing richting zowel interne als externe partijen.
Datamanagement organisatie
Centraal orgaan voor besluitvorming en sturing
De module datamanagementorganisatie heeft als resultaat dat alle activiteiten met betrekking tot data vanuit helicopterview worden overzien en aangestuurd.
In de datamanagementorganisatie komen visie, strategie en uitvoering samen. Dit wordt mogelijk gemaakt door o.a. het beleggen van datamanagement-rollen, een besluitvormingsproces en het werken vanuit heldere uitgangspunten, zoals het toewijzen van datadomeinen aan een data-eigenaar.
De datamanagementorganisatie biedt niet alleen structuur voor de organisatie, maar zorgt ook voor het efficiënt gebruiken van de toch al schaarse resources in de organisatie.
Masterdataplaat
Consistentie in data en applicatiegebruik
De masterdataplaat geeft weer welke brondata in welke applicatie wordt opgeslagen.
De masterdataplaat is in feite 1 grote werkafspraak, waarbij de kracht zit in de eenvoud: voor iedereen is de masterdataplaat herkenbaar en leesbaar. Technische termen worden vermeden.
De masterdataplaat kan op meerdere manieren worden toegepast:
>> Op organisatieniveau:
een overzicht dat antwoord geeft op de vraag: welke brondata slaan we waar op?’
>> Op functieniveau:
vanuit de masterdataplaat kan per functie een overgezicht worden samengesteld: ‘welke applicaties heb ik in mijn functie ter beschikking en welke brondata sla je daar in op?’
Datakennisbank
Één plek voor alles over data
De datakennisbank is een praktisch hulpmiddel om datamanagement werkbaar en toegankelijk te maken.
Zonder datakennisbank worden dezelfde vragen steeds opnieuw gesteld en verschillend beantwoord.
Om datamanagement succesvol te laten zijn, is structuur nodig. Een centrale plek waar afspraken, definities en werkwijzen rondom data worden vastgelegd en eenvoudig terug te vinden zijn.
Zonder zo’n plek ontstaat versnippering. Kennis zit in hoofden, documenten of losse systemen, en wordt niet consistent toegepast. Je kunt niet verwachten dat iedereen alles onthoudt.
Een datakennisbank brengt dit samen. Niet alleen als applicatie, maar als onderdeel van hoe de organisatie met data werkt. Denk aan:
- duidelijke structuur
- actuele en begrijpelijke content
- heldere afspraken over gebruik en beheer
De kracht van een goed gebruikte datakennisbank zit in eenvoud en consistent gebruik.
Een datakennisbank kan zelfstandig ingericht worden, of onderdeel zijn van een bredere interne kennisbank.
Visie en strategie
Richting bepalen en prioriteiten stellen
De module Visie en strategie heeft als resultaat een heldere vertaalslag van uw organisatiebeleid en -doelen, naar de gewenste bijdrage van datamanagement en applicatiestrategie aan het behalen van deze doelen.
Op basis van een marktgerichte- en interne analyse, wordt samen met u een uitvoerbare strategie opgetuigd, inclusief een roadmap / programmaplan.
Met de module ‘visie en strategie’ wordt dus antwoord gegeven op vragen als ‘wat verwacht ik van data en applicaties’ en ‘welke focus en samenhang is nodig?’. Er wordt dus geen losse visie opgeleverd die een algemeen beeld schetst, maar een krachtige tool waarmee u richting bepaalt en prioriteiten stelt.
Data Inventarisatie
Zicht op hoe er écht met data wordt gewerkt
De module Data inventarisatie geeft inzicht in hoe data daadwerkelijk wordt gebruikt tijdens processen, werkzaamheden en dagelijkse taken.
Zonder dit inzicht blijven verbeteringen gebaseerd op aannames.
In heldere, afgebakende stappen wordt input van medewerkers en managers vertaald naar organisatiebrede uitgangspunten. Deze worden geprioriteerd en omgezet naar concrete verbetervoorstellen. Vanuit deze voorstellen ontstaat een roadmap waarmee gericht verbeteringen worden doorgevoerd.
Wat deze aanpak onderscheidt, is dat medewerkers geen kennis van data of applicaties nodig hebben om waardevolle input te leveren. Tegelijk wordt zichtbaar waar werkwijzen tussen afdelingen niet op elkaar aansluiten.
Medewerkers ervaren dat ze gehoord worden, doordat hun input direct terugkomt in concrete verbeteringen.
De module Visie en Strategie richt zich op het strategisch niveau van de organisatie. De module Data inventarisatie maakt juist zichtbaar wat er speelt op operationeel en tactisch niveau.
Samen vormen deze modules een stevige basis voor datamanagement en applicatiestrategie.
Inzicht in je proces
Impact van data en applicatie s op je proces
Veel processen zijn logisch ingericht, maar in de uitvoering ontstaan verschillen. Data wordt niet overal hetzelfde vastgelegd, applicaties worden verschillend gebruikt en afspraken zijn niet altijd duidelijk of bekend.
Dat zorgt voor inefficiëntie, fouten en afhankelijkheid van mensen.
In deze module lichten we één proces volledig door.
Niet vanuit systemen, maar vanuit hoe het proces daadwerkelijk werkt in de praktijk.
Zichtbaar wordt:
- hoe data en applicaties het proces nu ondersteunen (of tegenwerken)
- waar inefficiëntie, fouten en afhankelijkheden zitten
- welke concrete verbeteringen mogelijk zijn
Dit wordt samen gedaan met de mensen die in het proces werken. We volgen het proces stap voor stap en vertalen knelpunten naar heldere inzichten.
Het resultaat is geen rapport voor in de la, maar een concreet en herkenbaar beeld van:
- hoe het proces nu functioneert
- waar het beter kan
- en wat daarvoor nodig is
Deze module geeft richting en prioriteit.
Het maakt duidelijk waar je kunt verbeteren en vormt een logisch startpunt voor verdere stappen in datamanagement en applicatiestrategie.
DPIA-toets
Inzicht in de opslag van persoonsgegevens en de noodzaak voor een DPIA
Organisaties verwerken en bewaren persoonsgegevens in verschillende applicaties. Vaak zonder volledig inzicht in de bijbehorende privacyrisico’s en verplichtingen.
De vraag of een DPIA (Data Protection Impact Assessment) nodig is, ontstaat meestal pas wanneer applicaties veranderen, gegevens op grotere schaal worden verwerkt of nieuwe vormen van opslag ontstaan.
In deze module wordt inzichtelijk gemaakt:
- in welke applicaties persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens worden opgeslagen
- of er sprake is van verhoogde privacyrisico’s
- voor welke applicaties een DPIA noodzakelijk of wenselijk is
De toets richt zich op alle applicaties binnen de organisatie.
In kaart wordt gebracht:
- welke persoonsgegevens per applicatie worden opgeslagen;
- in welke applicaties sprake is van grootschalige verwerking of gevoelige data.
De uitkomst is geen juridisch document, maar een praktisch en richtinggevend inzicht:
- voor welke applicaties een DPIA nodig is;
- waar aanvullende werkafspraken of maatregelen nodig zijn.
Deze module vormt de brug tussen regelgeving en uitvoering.
Het maakt duidelijk waar actie nodig is en wat dit betekent voor het gebruik van applicaties en aanvullende werkafspraken.
Een DPIA is geen eenmalige toets, maar iets dat herhaald en geactualiseerd wordt wanneer applicaties, gegevensverwerking of risico’s veranderen.